100+ Spanish Customer Service Phrases | Say-It-Right Lines

Customer service in Spanish can feel tough when you’re juggling tickets, chats, and calls. You need words that are clear, respectful, and steady under pressure.

This list gives you Spanish customer service phrases you can drop into real conversations. Each line includes a short English meaning so you can pick fast without guessing.

Usted Or Tú: Choose One And Stick With It

If you’re unsure, start with usted. It fits most brands and feels polite in first contact.

Use tú when your brand tone is casual and the customer is already speaking that way. Once you pick a voice, keep it consistent through the conversation.

Writing Habits That Keep Replies Clear

Short sentences reduce mix-ups in chat. One idea per line is easier to scan.

Use por favor for requests and gracias to soften them. When you can, keep accents in place, since sí and si are different words.

100+ Spanish Customer Service Phrases For Calls And Chats

Copy a line as-is, or swap the product name, date, or order number. The structure still sounds natural.

Hello And Opening Lines

• Hola, gracias por contactarnos. — Hi, thanks for reaching out.
• Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle? — Good morning, how can I help?
• Gracias por llamar a [Nombre De La Empresa]. — Thanks for calling.
• Con gusto le ayudo. — Happy to help.
• Un momento, por favor. — One moment, please.
• Gracias por esperar. — Thanks for waiting.
• ¿Me escucha bien? — Can you hear me?
• ¿Prefiere español o inglés? — Spanish or English?

Asking What Happened

• Cuénteme, ¿qué pasó? — Tell me what happened.
• ¿Qué problema está teniendo? — What issue are you having?
• ¿Qué le gustaría resolver hoy? — What would you like solved?
• ¿Desde cuándo ocurre? — Since when?
• ¿Le pasa todo el tiempo o a ratos? — Always or sometimes?
• ¿Qué estaba haciendo cuando ocurrió? — What were you doing?
• ¿Qué pasó en su lugar? — What happened instead?
• ¿Pasa en todos los dispositivos? — On all devices?
• ¿Me puede decir el paso exacto? — Tell me the exact step.

Confirming Details

• ¿Me confirma su nombre completo, por favor? — Confirm your full name.
• ¿Cuál es el mejor correo para contactarle? — Best email to reach you?
• ¿Me confirma su número de teléfono? — Confirm your phone number.
• ¿Tiene a mano su número de pedido? — Do you have the order number?
• ¿Me comparte el número de factura? — Share the invoice number?
• ¿Puede confirmar la dirección de envío? — Confirm shipping details?
• ¿Me confirma la fecha de compra? — Confirm purchase date?
• ¿Cuál es el modelo o la versión? — Model or version?
• Por su seguridad, no comparta datos bancarios completos. — Don’t share full bank details.

Setting Time And Updates

• Voy a revisar su cuenta ahora mismo. — I’ll check now.
• Esto puede tardar unos minutos. — This may take minutes.
• ¿Puede esperar en la línea? — Can you stay on the line?
• Gracias, ya regreso. — Thanks, I’ll be back.
• Le aviso en cuanto tenga respuesta. — I’ll update you soon.
• Voy a abrir un caso para seguimiento. — I’ll open a case.
• ¿Podemos continuar por correo? — Can we use email?
• ¿Qué horario le viene bien para una llamada? — What time works for a call?
• Gracias por su paciencia. — Thanks for your patience.

Apologies And Calm Tone

• Lamento lo ocurrido. — I’m sorry that happened.
• Disculpe las molestias. — Sorry for the trouble.
• Entiendo su frustración. — I understand the frustration.
• Gracias por avisarnos. — Thanks for telling us.
• Me encargo de esto. — I’ll handle this.
• Vamos a solucionarlo. — We’ll fix it.
• Tiene razón en señalarlo. — You’re right to flag it.
• Quiero que quede resuelto. — I want it resolved.
• Gracias por su paciencia mientras lo reviso. — Thanks while I check.

Clarifying Questions

• ¿Me puede dar más detalles? — Can you share details?
• ¿Qué mensaje de error le aparece? — What error message shows?
• ¿Puede enviar una captura de pantalla? — Can you send a screenshot?
• ¿Está en Wi-Fi o datos móviles? — Wi-Fi or mobile data?
• ¿Ya reinició el dispositivo? — Did you restart it?
• ¿Ha cambiado algo en su cuenta? — Any account changes?
• ¿Le pasa con una sola cuenta o con todas? — One account or all?
• ¿Puede probar desde otro dispositivo? — Try another device?
• ¿A qué hora ocurrió? — What time did it happen?

Steps To Try

• Vamos a probar unos pasos juntos. — Let’s try steps together.
• Por favor, cierre sesión y vuelva a iniciar sesión. — Log out, log back in.
• Actualice la página y pruebe de nuevo. — Refresh and try again.
• Reinicie la aplicación. — Restart the app.
• Desinstale y vuelva a instalar la aplicación. — Reinstall the app.
• Revise si hay actualizaciones disponibles. — Check for updates.
• Voy a restablecer su contraseña. — I’ll reset your password.
• Le enviaré un enlace para restablecerla. — I’ll send a reset link.
• Si sigue igual, lo paso al equipo técnico. — If it continues, I’ll pass it on.

Situation	Spanish Line	English Meaning
Start the chat	Hola, gracias por contactarnos.	Thanks for reaching out
Ask what happened	Cuénteme, ¿qué pasó?	Tell me what happened
Confirm identity	¿Me confirma su nombre completo, por favor?	Confirm your full name
Ask for order number	¿Tiene a mano su número de pedido?	Do you have the order number?
Set a short hold	Un momento, por favor.	One moment, please
Set timing	Esto puede tardar unos minutos.	This may take minutes
Take ownership	Me encargo de esto.	I’ll handle this
Ask for screenshot	¿Puede enviar una captura de pantalla?	Send a screenshot
Reset login	Por favor, cierre sesión y vuelva a iniciar sesión.	Log out, log back in
Close politely	¿Hay algo más en lo que le pueda ayudar?	Anything else?

Orders, Shipping, And Arrival

• Ya localicé su pedido. — I found your order.
• Su pedido está en preparación. — Order is being prepared.
• Su pedido ya fue enviado. — Order has shipped.
• Este es su número de seguimiento: — Your tracking number:
• La fecha estimada de llegada es: — Estimated arrival date:
• Veo un retraso en el envío. — I see a delay.
• Voy a pedir una actualización al transportista. — I’ll request an update.
• ¿Puede confirmar su dirección antes del envío? — Confirm details before shipping?
• Podemos cambiar la dirección si aún no ha salido. — We can change it if it hasn’t left.

Billing And Receipts

• Veo el cargo en su cuenta. — I see the charge.
• No veo el pago todavía. — I don’t see payment yet.
• ¿Qué método de pago usó? — Which payment method?
• El pago fue rechazado. — Payment was declined.
• Intente con otra tarjeta o método. — Try another method.
• ¿Quiere actualizar su información de pago? — Update payment details?
• Le envío un recibo por correo. — I’ll email a receipt.
• ¿Necesita factura? — Do you need an invoice?
• El reembolso se refleja en 3 a 10 días hábiles. — Refund: 3 to 10 business days.

Returns And Refunds

• Claro, le ayudo con la devolución. — I’ll help with the return.
• ¿Está dentro del plazo de devolución? — Within the return window?
• ¿El producto está sin usar? — Is it unused?
• Le enviaré la etiqueta de devolución. — I’ll send the return label.
• Cuando recibamos el paquete, procesamos el reembolso. — Refund after we receive it.
• ¿Prefiere cambio o reembolso? — Exchange or refund?
• El reembolso va al mismo método de pago. — Back to the same method.
• También podemos ofrecer crédito en tienda. — We can offer store credit.
• Le confirmo cuando el reembolso quede listo. — I’ll confirm when it’s done.

Transfers And Case Numbers

• Voy a transferir su llamada. — I’m transferring your call.
• Le comunico con el área indicada. — I’ll connect you to the right area.
• Antes de transferir, resumo su caso. — I’ll summarize first.
• Le asignaré un número de caso. — I’ll assign a case number.
• ¿Me autoriza a compartir estos detalles? — Do I have your permission to share?
• El equipo técnico revisará su caso. — The technical team will check it.
• ¿Cuál es la mejor forma de contactarle? — Best way to reach you?
• Si se corta la llamada, le devuelvo la llamada. — If it drops, I’ll call back.
• Le escribiré en cuanto tenga novedades. — I’ll write with updates.

What You Want	Spanish Swap	Effect
More formal	¿Podría…?	Polite request tone
More casual	¿Puedes…?	Friendly brand voice
Confirm details	Entonces, para confirmar…	Reduces mix-ups
Ask for patience	Gracias por su paciencia.	Softens the wait
Take ownership	Me encargo de esto.	Shows responsibility
Offer options	Podemos hacer una de estas dos cosas…	Makes choices clear
Ask for summary	En una frase, por favor…	Gets a clean summary
Set privacy limit	No puedo ver esa información.	Protects sensitive data

Closing Lines

• Entonces, para confirmar, hicimos lo siguiente: — To confirm, we did this:
• El siguiente paso es: — Next step is:
• ¿Le quedó alguna duda? — Any questions?
• ¿Hay algo más en lo que le pueda ayudar? — Anything else?
• Gracias por su tiempo. — Thanks for your time.
• Gracias por contactarnos. — Thanks for contacting us.
• Que tenga un buen día. — Have a good day.
• Que tenga una buena noche. — Have a good night.
• Quedo al pendiente de su respuesta. — I’ll watch for your reply.

Reusable Mini Scripts

These short scripts show a natural flow. Swap the details and you’ve got a clean reply for a common ticket type.

Shipment Delay Reply

Hola, gracias por contactarnos. Ya localicé su pedido. Veo un retraso en el envío. Voy a pedir una actualización al transportista y le escribiré en cuanto tenga novedades.

Password Reset Reply

Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle? Voy a revisar su cuenta ahora mismo. Le enviaré un enlace para restablecerla. Por favor, cierre sesión y vuelva a iniciar sesión después de cambiarla.

Return Request Reply

Gracias por su mensaje. Claro, le ayudo con la devolución. Le enviaré la etiqueta de devolución. Cuando recibamos el paquete, procesamos el reembolso y le confirmo cuando el reembolso quede listo.